Nawigacja:  Menu Główne > Słowniki >

Kontrahenci

Poprzednia stronaPowrótNastępna strona

Dostęp do opcji:

       MENU GŁÓWNE - Słowniki - Kontrahenci
       IKONA - gwiazda

       

 

Aby móc wprowadzać poszczególnych kontrahentów, musimy podzielić ich na odpowiednie grupy. Podział ten jest bardzo istotny przy uzyskiwaniu różnorodnych zestawień, a także aby połączyć kontrahentów posiadających wspólne cechy.

drzewoNiebieskie Grupy kontrahentów - są prostym słownikiem kodów i nazw. Opcja zakładania pozycji w słowniku grup kontrahentów znajduje się w Menu Głównym - Słowniki.

Okno jest standardowym oknem programu, sterowanym przez Ikony do obsługi Baz Danych. Informacje podawane podczas rejestrowania nowej pozycji zawierają jedynie kod - znak literowy - oraz nazwę.

Grupy należy zdefiniować poprzez litery od 'A' do 'Z'. Na przykład.: D - Dostawcy, O - Odbiorcy, P - Pracownicy, S - Spółdzielcy, R - Różni, V - vatowcy, B - bez VAT-u.... itd.

BANERuwaga

Jeśli posiadasz inne programy naszej firmy, możesz korzystać ze wspólnej biblioteki kontrahentów. Aby program wiedział, z którego miejsca ma pobierać dane, w Parametrach Systemu musisz podać ścieżkę dostępu.

 

W ramach zadeklarowanych wcześniej Grup należy zdefiniować poszczególnych kontrahentów. Po wybraniu opcji ukazuje się lista zdefiniowanych uprzednio Grup. Wybieramy odpowiednią pozycję i zatwierdzamy klawiszem Enter otwarcie konkretnego słownika.

Po naciśnięciu klawisza Insert, kliknięciu plusPN lub kartoteka, na ekranie pojawi się okienko, w którym należy wprowadzić dane. Program automatycznie podpowiada kolejny wolny kod. Możemy go zmienić na inny, niezajęty. Wybieramy typ kontrahenta, a następnie podajemy skrót nazwy. Jest on potrzebny do szybszego wyszukiwania. Definiując na przykład nazwę firmy: Kwiaciarnia "Azalia" w skrócie wpiszemy samo, AZALIA, ponieważ taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.

 

Kontrahent

 

Następnie podajemy pełną nazwę kontrahenta. Możemy skorzystać z dodatkowego wersu, jeśli nazwa jest dłuższa, lub gdy chcemy ją celowo podzielić. Kolejne pozycje do wprowadzenia to: adres oraz numer rachunku w banku. Przy wybieraniu banku możemy posłużyć się . Jego kliknięcie spowoduje wyświetlenie na ekranie listy zadeklarowanych wcześniej w opcji słowniki, banków. Podczas definiowania kontrahenta możemy także podać numer (kod) banku, którego nie ma w słowniku. Wtedy program zapyta czy założyć nowy i po potwierdzeniu wyświetli okno dialogowe.

Pierwsza zakładka została wypełniona. Teraz możemy (ale nie musimy) wprowadzić informacje o danym kontrahencie, w przewidzianym do tego celu notesiku. Znajdziemy go w zakładce nr 2, do której możemy przełączy się klikając myszką lub naciskając Alt + 2. Zapiski wprowadzane w tym polu mogą dotyczyć czegokolwiek: np.: listy naliczonych do tej pory odsetek za zwłokę, trasy dojazdu, obserwacji poczynionych przy bezpośrednich kontaktach,... itd.

W zakładce numer 3 (LKM lub Alt+3) podajemy dodatkowe dane, które pomogą nam w lepszej charakterystyce kontrahenta, a później w grupowaniu. Dane zawarte w tym miejscu, częściowo są już wypełnione (przeniesione z pierwszej zakładki), inne natomiast możemy uzupełnić. Należy pamiętać, że baza danych kontrahentów pracuje w różnych programach TGSoft, dlatego informacje w niej zawarte są tak obszerne. Użytkownik sam decyduje, które pola ma wypełnić.

Dane pogrupowane zostały tematycznie:

KONTRAHENT - grupa, kod, typ, skrót nazwy firmy, pełna nazwa (przeznaczono 3 pola), numer NIP, Regon. Nr VAT zagraniczny
ADRES
DANE IDENTYFIKACYJNE - Kod ILN, Grupa oraz Kod jeśli podlega innemu płatnikowi.
DANE PERSONALNE - Nr Pesel, dane z Dokumentu tożsamości, Imię Ojca, Matki. 
RACHUNEK BANKOWY
KONTAKTY - numery telefonów oraz Fax-u, Osobę "Kontaktową", daty kontaktów.
PŁATNOŚCI - sposób oraz termin zapłaty, stały rabat (jeśli udzielamy), dane osoby upoważnionej do odbioru faktury (lub numer/datę oświadczenia VAT), dopuszczalne zadłużenie, walutę rozliczeniową,  akwizytor (w programie GMFBILANSgm. w polu tym dostępny jest słownik akwizytorów).
PROJEKT FAKTURY - nazwy odpowiednich plików oraz gotowych projektów.
CENY PROMOCYJNE - czy obowiązują i od kiedy do kiedy.
RODZAJ DZIAŁALNOŚCI - Podane w tym miejscu informacje charakteryzują działalność kontrahenta.
INTERNET - adresy: E-mail oraz strony WWW.
ADRES DO KORESPONDENCJI - podajemy jeśli jest inny niż w danych podstawowych kontrahenta.
INNE - Dodatkowe informacje.

 

 

Słownik kontrahentów filtrujemy/przeglądamy/drukujemy w dowolny sposób, posługując się Ikonami do Obsługi Baz Danych.

W górnej części okna znajduje się pole "Kolejność". W przykładzie umieszczonym poniżej kolejność przedstawienia rekordów tabeli wybrano według kodów. Jeśli nie chcemy korzystać z myszki można także układać rekordy korzystając z klawisza F3.  Kolejne naciśnięcia zmieniają ustawienia według: kodów / skrótów / nazw / miast / NIP-ów.

 

Kontrahenci  

BANERpamietaj

Ustawienie kolumn na ekranie możemy zmieniać, przeciągając wybrany nagłówek w inne miejsce w tabeli. Dodatkowo też możemy pogrupować tabelę według dowolnej kolumny.

 

Kontrahenci1

 

W Menu Okna znajdują się ikony:

kartkaLupa1

Podgląd wydruku tabeli

drukarka

Wydruk tabeli.

Standardowe, systemowe ustawianie parametrów wydruku raportu. Takie jak na przykład numery stron do wydruku, liczba kopii, właściwości drukarki itd.

kartoteka plusPN lub Insert

Dopisywanie nowego kontrahenta.

kartotekaOlowek

lub klawisz Enter lub 2xLKM (po ustawieniu na wybranym rekordzie)

Otwarcie okna edycyjnego bieżącego rekordu z możliwością poprawy oraz dopisywania /usuwania informacji.

lupa lub F4

Wyszukiwanie pozycji według aktualnego indeksu.

BANERwskazowka

Jeśli kolejność ustawiono według kodów, wtedy nie dziwmy się, że program "nie potrafi" znaleźć na przykład nazwiska.

drukarka1 lub F5

Wydruk raportu według projektu FAST REPORT.

kopertaOtwarta

Wyślij E-mail do kontrahenta.

domek1

Otwórz stronę internetową kontrahenta.

 

Słownik kontrahentów oprócz głównej tabeli (patrz przykład), zawiera także Listę rozszerzoną, znajdującą się w drugiej zakładce okna. Tam, dane każdego kontrahenta umieszczone zostały w dwóch liniach.

 

0001

Przy definiowaniu kodów należy pamiętać, że:

Dla kontrahentów (czyli dostawców i odbiorców) powinno się wypełnić jak najwięcej pól, ponieważ:

1.Skrót nazwy potrzebny jest do szybszego wyszukiwania.

BANERprzyklad

nazwa firmy:  Przedsiębiorstwo Państwowe „BETAPOL” w skrócie wpiszemy samo BETAPOL, bo taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.
2.Adresy wykorzystywane są w korespondencji (np.: wezwania do zapłaty, PITy, ).
3.Nazwy banków oraz numery kont wykorzystywane są przy drukowaniu przelewów.
4.Adresy oraz numery NIP potrzebne są do prawidłowego prowadzenia rejestrów VAT. (Oczywiście dane dla rejestru można także wpisywać w trakcie wprowadzania konkretnych pozycji, ale trzeba by było to robić za każdym razem. Mając wszystkie informacje wprowadzone wcześniej wystarczy tylko wybrać odpowiedni kod.)
5.Im więcej danych, tym więcej możliwości uzyskiwania analiz i innych raportów.(Np.: wydruki według: kodów, nazw, miejscowości, NIP, skrótu nazwy, telefonów i faxów (zawsze przydają się, jeżeli chcemy coś uzgodnić z daną firmą).

 


 

       BANERzobacz

Ikony do obsługi Baz Danych

Pożyteczne informacje

Wygląd i obsługa okien

Grupowanie Kolumn