Nawigacja:  Menu Główne > Plik >

Zapis/Odczyt z Archiwum

Poprzednia stronaPowrótNastępna strona

Dostęp do opcji:

       MENU GŁÓWNE - Plik -  Zapis/Odczyt Archiwum
       IKONA - DyskietkaNieb
       SKRÓT - Ctrl+A

 

Z tego miejsca możemy przesłać dane do archiwum lub je z niego odzyskać.

 

archiwum

 

Okno zostało tak zaprojektowane, aby archiwowanie stało się prostą czynnością i nie wymagało od przeciętnego operatora znajomości poszczególnych plików programu lub innych systemów wspomagających kopiowanie danych. W górnej części okna znajdziemy Menu Opcji oraz Menu Ikon z ikonami uruchamiającymi podstawowe funkcje. Największą część okna stanowi lista przedstawiająca zawartość wybranego, wcześniej zarchiwizowanego pliku. Jego nazwa oraz ścieżka dostępu znajduje się pod tabelą. Gdy okno otwieramy po raz pierwszy, tabela ta będzie pusta.

Pasek Ikon

DyskietkaNieb

Zapisz Dane do Archiwum

Po kliknięciu na ekranie wyświetlone zostanie standardowe okno programu Windows®, które umożliwi nam nazwanie pliku oraz wskazanie miejsca na dysku dla archiwizowanych danych.

archiwum1

Zapisz w - Wybieramy miejsce na dysku (katalog), w którym chcemy umieścić archiwum. Program automatycznie podpowiada podkatalog ZIP, który jest tworzony podczas instalacji systemu. Poniżej znajduje się wykaz wszystkich plików typu zip, umieszczonych w Archiwum. Możemy wybrać również inny katalog, aby skopiować do niego upakowany plik (na przykład, gdy chcemy skopiować dane na dyskietkę).

Nazwa pliku jest tworzona automatycznie. Składa się z dwóch liter - symbolu programu - oraz aktualnej daty pobranej z systemu operacyjnego.

Nasz przykład pochodzi z programu Czynsze otrzymał skrót CZ. Dla programu Gospodarka Materiałowa mamy GM, dla Finansowo-Księgowego - FK, dla !SuperDruku - SD, Księgi Express - KE, programu Kadrowo - Płacowego LP itd. Możemy wpisać dowolną nazwę dla naszej kopii (np. środa lub maj99).

BANERuwaga

1. W przypadku podania nazwy, która już wcześniej została nadana, program po potwierdzeniu, stary plik zastąpi nowym.

 

2. Program automatycznie tworzy plik z danymi dotyczącymi bieżącej firmy z bieżącego roku. Przy odtwarzaniu archiwum zawsze należy zachować szczególną ostrożność.

 

kartotekaZ

Otwórz plik z archiwum

BANERuwaga

Przed otwieraniem danych z archiwum należy BEZWARUNKOWO wykonać bieżące archiwum, najlepiej i jednej firmy i całego programu.

 

Jeśli potrzebujemy przywrócić dane z archiwum, (na przykład po awarii systemu lub dokonaniu katastrofalnych błędów) wtedy korzystamy właśnie z tej opcji. Po uaktywnieniu na ekranie pojawi się okno niemalże identyczne z tym, które pomagało nam zarchiwizować dane.

 

archiwum2

Z podanej listy wybieramy odpowiedni plik i klikamy klocek Otwórz. W głównej części okna wyświetlona zostanie lista wszystkich baz danych (zobacz pierwsze zdjęcie w tym temacie).

Po upewnieniu się, że są to interesujące nas dane klikamy ikonę strzalkaZielona Rozpakuj. W tym momencie program wyświetli komunikat, który poinformuje nas o efektach odpakowywania danych z archiwum.

 

archiwum3

 

W tej chwili możemy jeszcze zrezygnować, jeśli jednak potwierdzimy, dane w programie zostaną zastąpione, wskazanymi. Pamiętajmy, że będą to dane z WCZEŚNIEJSZEGO OKRESU.

 

 

facet

Zapisz pliki KDU ZUS - dane PP ZUS

Opcja ta służy do archiwizowania danych przesłanych do Programu Płatnika (plików *.KDU), ponieważ program oferowany przez ZUS nie przeprowadza samodzielnie takiej operacji. Jeśli jednak chcemy mieć zabezpieczone dane, wtedy korzystamy z tej właśnie opcji.

BANERuwaga

Opcja kopiowania danych ZUS występuje jedynie w programie Kadrowo-Płacowym.

 

strzalka

Archiwum danych dla wszystkich firm

Część programów TGSoft umożliwia rozliczenia finansowe wielu firm, dlatego w systemach tych w opcji archiwizowania plików, możemy tworzyć główne archiwum. Automatycznie generowana nazwa pliku zostanie wzbogacona o wyraz "Firmy".

archiwum4 Spakowany plik zostanie umieszczony w oddzielnym katalogu.

 

BANERuwaga

Opcja  archiwum5 - archiwizuje dane z całego programu, czyli z wszystkich firm i wszystkich lat. Dodatkowo także ustawienia firmy oraz wspólny katalog DBF z katalogu TGSOFT. Odtwarzając dane musimy o tym pamiętać. Jeśli pracujemy z kilkoma programami TGSoft na przykład z księgowym i magazynowym, zwykle używamy jednej bazy kontrahentów. Jeśli przywracamy dane z archiwum wszystkich firm aktualny plik kontrahentów, zostanie zastąpiony pozycją z archiwum. Dlatego wszelkie tego typu prace należy wykonywać ze szczególną ostrożnością i w porozumieniu z wszystkimi działami firmy, w chwilach, gdy działy te nie korzystają z wspólnych plików.  Problem może powstać również, jeśli w archiwum będzie mniej firm niż obecnie, wtedy automatycznie nie będzie do nich dostępu. Można obejść ten problem, dopisując brakujące firmy. Posiadały one jednak swoje ustawienia, parametry, wskaźniki finansowe (np: w Księdze Express) ogólne słowniki, dane o nich również zostaną utracone. W przypadku odległego cofnięcia się w czasie, przy konieczności tylko częściowego odtworzenia danych, należy posłużyć się zewnętrznym programem ZIP, który pozwoli na wyłuszczenie odpowiednich plików.

 

 

BANERdobraRada

Najlepszym rozwiązaniem kopiowania danych jest przygotowanie kilku nośników (na przykład na każdy dzień lub tydzień oraz bezwarunkowo przed każdą aktualizacją danych) i przestrzeganie ustalonych przez siebie dat tworzenia kopii. Archiwizacja trwa zaledwie kilka minut, a z pewnością niejednokrotnie uchroni nas przed powtórnym wklepywaniem danych. Niestety, co jakiś czas zdarzają się przykre niespodzianki w postaci na przykład: awarii komputera, zasilania itp., wtedy zawsze można sięgnąć do kopii danych i kłopot mamy z głowy. Optymalne rozwiązanie to 7 kopii na każdy dzień tygodnia. (np.: kopia z bieżącego poniedziałku zastępuje tą z poprzedniego.) Dodatkowa kopia na koniec każdego miesiąca i roku.  Pamiętać należy o tym, że czasami może się zdarzyć, że jakaś kopia nie chce się dać odczytać dlatego warto wszystkie kopie wykonywać po dwa razy na oddzielnych nośnikach.

 

BANERuwaga

Opcja archiwizowania oraz odzyskiwania danych służy do szybkiego i bezpiecznego kopiowania danych. Podczas instalacji programu tworzone są odpowiednie katalogi, które pozwalają na tworzenie archiwum oddzielnie dla wybranych firm oraz oddzielnie dla całego programu (wszystkie firmy). Program przeprowadza te operacje automatycznie. Jeśli chcemy odtworzyć dane w innym katalogu niż były archiwizowane, lub wydobyć z pliku tylko niektóre pliki, musimy posłużyć się zewnętrznym programem ZIP.

 


BANERodpowiedziGrupy

Noszę się z zamiarem zakupu 2 egzemplarzy KE, na dwa różne komputery? Czy opcja zapis/odczyt a raczej import/eksport - pozwoli mi na bezproblemowe przenoszenie i uzupełnianie danych na dwóch komputerach?

Zapis do archiwum powoduje kompresję "całych" plików z katalogu bieżącej firmy bieżącego roku oraz plików wspólnych dla całego programu KE. Kompresja wykonywana jest w formacie ZIP. Odczyt powoduje dekompresję i nadpisanie aktualnych plików. Dlatego należy pamiętać o właściwej kolejności zapisu/odczytu danych, aby nie utracić aktualnych wpisów odczytując "starsze" pliki. Program nie będzie aktualizował danych w sposób różnicowy, czyli nie będzie dopisywał tylko tych rekordów, których nie ma w "drugim" komputerze. Oczywiście nie ma tego problemu, gdy komputery pracują w sieci. Program może pracować w trybie "dzielonym" w sieci.
 

Czy program przy każdym wyjściu musi mnie pytać o chęć archiwizowania danych?

Nie musi, wystarczy w Parametrach Systemu wpisać cyfrę O (zero), w polu "Po ilu dniach przypominać o archiwizowaniu danych."